Softwareroboter optimieren Arbeitsprozesse in Hamburger Verwaltung

12. Oktober 2022

Robotic Process Automation digitalisiert die Verwaltung der Stadt Hamburg. Wie die Technologie zur Prozessautomatisierung verwendet wird

Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) muss sich das Zentrum für Personaldienste (ZPD) der Stadt Hamburg nicht mehr um Bankrückläufer aus den Gehaltszahlungen kümmern und kann sich anstatt dessen komplexeren Vorgängen widmen. Denn RPA kann mithilfe von Softwarerobotern, besser bekannt als Bots, auch nicht vollständig digitale Prozesse in der Verwaltung automatisieren und Routinetätigkeiten übernehmen. So können sich Mitarbeiter:innen der Verwaltung Aufgaben widmen, für die sonst keine Zeit bleibt. Mittlerweile sind seit dem Projektstart Mitte 2021 insgesamt fünf Softwareroboter in der Hamburger Verwaltung eingesetzt worden.

RPA: wichtiger Baustein zur Digitalisierung der Hamburger Verwaltung

„RPA ist ein wertvoller Baustein unserer Digitalstrategie. Wir können Prozesse in kürzester Zeit automatisieren und damit den Arbeitsalltag in der Verwaltung attraktiver und effizienter gestalten“, sagt Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Stadt Hamburg. Die Roboter seien genau dort im Einsatz, wo sie gebraucht werden, denn die Ideen und Vorschläge können von den Mitarbeitenden selbst eingereicht werden, so Pfromm weiter. „Der Softwareroboter lernt die Vorgehensweise einmalig von unseren Fachbereichen und führt die Routineaufgaben anschließend erheblich schneller und fehlerfrei durch“, erklärt Sebastian Lindhof, Geschäftsführer des ZPD.

Erfolgreiche Projekte durch umfassende RPA-Schulungen

Der Anwendungsfall aus dem ZPD ist ein Beispiel dafür, wie Softwareroboter Verwaltungsprozesse automatisieren können. Innerhalb von sechs Wochen konnte das Projekt realisiert werden. Alle städtischen Behörden und Ämter können sich mit dem Amt für IT und Digitalisierung (ITD) der Senatskanzlei in Verbindung setzen, um automatisierbare Prozesse zu identifizieren und mit RPA umzusetzen. Um das Angebot möglichst niedrigschwellig zu gestalten, wurden RPA-Sprechstunden und Schulungen durchgeführt und interessierte Mitarbeiter:innen als RPA-Experten in ihrem Bereich ausgebildet. So konnten bereits viele Mitarbeiter:innen erreicht und viele Ideen für den Einsatz von RPA gesammelt werden.
nj/sb