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Online-Plattform „Eventlotse“ gestartet

Neues Online-Tool des HCB bereichert den Veranstaltungsstandort Hamburg. Terminplanung fünf Jahre im Voraus möglich

Die Planung von Public-Events in Hamburg wird besser strukturiert. Durch den „Eventlotsen Hamburg“ wird die Abstimmung zwischen Flächengebern und Veranstaltern deutlich optimiert und die terminliche Planung von Großevents in der Stadt bekommt eine verbesserte Übersichtlichkeit. Die neue Online-Plattform bringt die Hamburg bei der Planung von Veranstaltungen im öffentlichen Bereich auf ein neues Servicelevel und hat das Potential, die terminliche Dichte von Großveranstaltungen besser steuern zu können. Das Angebot stellt ein großes Plus für die Veranstaltungsdestination Hamburg dar.

Sofort den richtigen Anprechpartner finden

Ein existentieller Punkt, für ein erfolgreiches Public-Event ist es, die passende Veranstaltungsfläche zu finden. Der Weg zur optimalen Location war bisher sowohl für Veranstalter als auch für Flächengeber häufig lang und arbeitsintensiv: Verschiedene Flächen haben verschiedene Flächengeber und Ansprechpartner. Jede Location hat andere Auflagen, Regeln und Besonderheiten, die es zu beachten gibt. Auch der passende Termin ist dabei eine nicht zu unterschätzende Komponente. Die Stadt, die Flächengeber und die Veranstalter stellt dies Jahr für Jahrvor große Herausforderungen. Abhilfe schafft der „Eventlotse Hamburg“, der am 8. Juni 2016 online gegangen und nun über die Seite des Hamburg Convention Bureaus oder direkt über www.eventlotse.hamburg erreichbar ist.

Gesammelte Flächeninformationen aus einer Hand

Mit dem „Eventlotsen“ hat das Hamburg Convention Bureau ein Tool entwickelt, dass sowohl die Flächengebende Seite, als auch die Veranstalterseite nachhaltig und effektiv unterstützt. Das große Optimierungspotential liegt darin, die Abstimmung zwischen allen Akteuren, die in der Planungsphase eines Events mitwirken zu vereinfachen und unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren. Der Service seitens des Eventlotsen beginnt damit, dass die Online-Plattform eine Übersicht über derzeit rund 40 in der Elbmetropole verfügbare Open-Air-Flächen darstellt.

Der User kann im Detail betrachten, welche Nutzungsbedingungen die jeweilige Location hat und wer der richtige Ansprechpartner ist. Diese übersichtliche Hilfestellung hat zur Folge, dass der Veranstalter nicht erst den richtigen Ansprechpartner ausfindig machen muss um dann Informationen zur Fläche anfragen zu können. Auf Flächengeberseite zieht dies eine deutliche Entlastung nach sich: Da der Veranstalter bereits vorab informiert ist, wird die Qualität der Anfragen deutlich gesteigert und der gesamte Arbeitsprozess optimiert.

Eine Bezirksübergreifende Flächenübersicht birgt dabei eine zusätzliche Chance: „Da wir der Bezirk mit der größten Eventdichte sind, hoffen wir insbesondere darauf, dass zahlreiche andere mindestens ebenso geeignete Flächen in der Stadt ins Bewusstsein der Veranstalter rücken und so eine nachhaltige Entzerrung eintritt“, sagt Falko Droßmann, Bezirksamtsleiter Hamburg-Mitte. „Beispielhaft sei hier die NDR-Sommertour genannt, die in jedem Stadtteil einen ebenso hohen Zulauf erfährt, wie Veranstaltungen in Mitte.“

Terminplanung fünf Jahre im Voraus – das interne Planungstool

Das interne Planungstool des Eventlotsen – ein Terminkalender, der einen übersichtlichen Event-Ausblick über fünf Jahre gibt – ist ein bisher nicht dagewesenes Werkzeug, das weitere Optimierungen ermöglicht, die sich positiv auf die Stadt auswirken können. Stattfindende Events werden in dem Planungstool sichtbar – diese Transparenz birgt die Chance, frühzeitig auf terminliche Überschneidungen aufmerksam zu werden. Durch den Abbau von Terminkollisionen kann sich der Eventkalender der Stadt entzerren. Das interne Planungstool ist exklusiv und ausschließlich für Veranstalter und Flächengeber gedacht, welche sich mit der Organisation von Großveranstaltungen in Hamburg auseinandersetzen.

„Mit dem Eventlotsen haben wir ein Online-Tool entwickelt, das dem Veranstaltungsstandort Hamburg nachhaltig Struktur geben wird“, sagt Thorsten Kausch, Geschäftsführer des HCB. „Die Plattform kann mittel- und langfristig spürbare positive Akzente setzen und unsere Stadt damit noch attraktiver und lebenswerter machen. Der Eventlotse schafft mehr Transparenz, entlastet damit alle beteiligten Akteure und optimiert die Planung im täglichen Geschäft – ein weiterer Pluspunkt, den Hamburg als internationale Destination auf der Habenseite hat.“
mm

Weitere Informationen:
www.hamburg-convention.com

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