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Kongressbewerbung für Hamburg: In 7 Schritten zum Erfolg

Ein Highlight des Hamburger Kongressjahres 2016 war die 138. IATA Slot Conference. Die Schritte von der Bewerbung bis zur Zusage sind ein gutes Beispiel

Mit seinem hochwertigen Angebot an zentral gelegenen Tagungsorten und seiner vielfältigen Auswahl an Hotels bietet Hamburg ideale Rahmenbedingungen für die Ausrichtung internationaler Kongresse. Was die Hansestadt außerdem als Gastgeberin auszeichnet, ist ihre Wirtschafts- und Wissenschaftslandschaft. Ein wesentlicher Faktor sind dabei die Hamburger Wirtschaftscluster, die Unternehmen, Forschung und Ausbildung vernetzen und dadurch Spitzenleistungen auf vielen Gebieten ankurbeln.

Das Hamburg Convention Bureau (HCB) engagiert sich intensiv für die Anwerbung hochkarätiger Veranstaltungen, um deren Austragung zahlreiche Metropolen permanent im Wettbewerb stehen. Eine erfolgreiche Kongressbewerbung erfordert spezielles Know-how und gute internationale Vernetzung ebenso wie die enge Kooperation der beteiligten Partner in der Stadt.

Ein führender internationaler Verband entscheidet sich für Hamburg

Ein Highlight des Hamburger Kongressjahres 2016 war die 138. IATA Slot Conference mit 1.122 Teilnehmern, die vom 21. bis zum 23. Juni im CCH stattfand. Die IATA ist einer der weltweit führenden Luftfahrtverbände, die gemeinsam 83 Prozent des globalen Passagier- und Frachtverkehrs in der Luft abdecken.

Bei der Ausschreibung für diesen Kongress konnte sich die Hansestadt als einer von drei Finalisten durchsetzen. Frank Pflugfelder, Marketing Manager Conventions beim HCB, der die Bewerbung von der ersten Initiative bis zur erfolgreichen Austragung der Veranstaltung betreut hat, weist auf die besondere Bedeutung der Hamburger Standortvorteile hin: „Neben kurzen, direkten Wegen zu Branchenexperten, Behörden und weiteren Stakeholdern in der Stadt konnten wir als international versierte Gastgeber mit hanseatischem Flair punkten.“

Die Etappen auf dem Weg zu dieser erfolgreichen Bewerbung lassen sich in sieben Schritten zusammenfassen, die als Leitfaden für Organisatoren von Kongressen in allen Bereichen, von der Wirtschaft über Non-Profit-Organisationen bis hin zur Wissenschaft, dienen können.

Schritt 1: Termine recherchieren und Verfügbarkeiten prüfen

Eine gezielte Recherche der Datenbank der International Congress and Convention Association (ICCA) gibt Auskunft über aktuelle Ausschreibungen und Ansprechpartner. Passend dazu gilt es, frühzeitig Rücksprache mit möglichen Tagungsorten über deren zeitliche und räumliche Verfügbarkeit zu halten.

Schritt 2: Ansprache des relevanten Professional Congress Organisers (PCO)

Als Dienstleister internationaler Organisationen und Verbände betreuen PCOs Kongresse von der Auswahl des Veranstaltungsorts über Buchungen und Logistik bis hin zu Marketing- und Sponsoringmaßnahmen. Im Wettbewerb der Austragungsorte sind sie zumeist auch Ansprechpartner für den Anforderungskatalog (Request for Proposal – RFP).

Schritt 3: Einbindung lokaler Stakeholder

Unverzichtbar für eine professionell durchgeführte Bewerbung ist die transparente Kooperation der Stakeholder in der Stadt. Im Falle der IATA Slot Conference waren dies der Luftfahrtcluster Hamburg Aviation, der Hamburg Airport und das CCH. Die Projektsteuerung lag beim HCB. Gemeinsam wurde eine Bewerbungsstrategie erarbeitet und Unternehmen als mögliche Sponsoren angesprochen.

Schritt 4: Erstellung eines Bid Books

Das Bid Book ist die Antwort des Bewerberstandortes auf den Anforderungskatalog. In einem 40 bis 60-seitigen Dokument ist der Pitch in Text und Bild so überzeugend wie möglich zu präsentieren. Frank Pflugfelder erklärt, worauf es dabei ankommt: „Die Anforderungen im RFP bestmöglich zu erfüllen ist Pflicht. Genauso wichtig ist aber die Kür: Neben der Präsentation aller Alleinstellungsmerkmale muss dabei auch eine individuelle Note zum Ausdruck kommen. Hier bietet es sich an, aus den besonderen Mermalen des Standortes zu schöpfen und mittels Storytelling inhaltliche Bezüge zum Kongressthema oder zum Veranstalter herzustellen.“

Schritt 5: Abgabe des Bid Books

Die Finalisierung des Bid Books sollte in detaillierter Abstimmung mit allen Bewerbungspartnern erfolgen. In der Regel ist das Dokument elektronisch zu übermitteln. Dabei sollte in jedem Fall eine Eingangsbestätigung angefordert werden. Bis zum Datum der avisierten Auswahlentscheidung ist auf eine lückenlose Erreichbarkeit der Ansprechpartner auf Bewerberseite zu achten.

Schritt 6: Von der Short List zur Site Inspection

Schafft die Bewerbung die Aufnahme in die Short List, ist es von entscheidender Bedeutung, das Engagement mit unvermindertem Einsatz aufrecht zu erhalten. Zentraler Meilenstein dieser Bewerbungsphase ist die Site Inspection, bei der die Entscheider sich von den Vorzügen des Standortes ein positives Bild machen sollen. Dazu gehört neben einer beeindruckenden Dramaturgie auch der Aufbau persönlicher Kontakte, mittels derer die Stadt sich als herausragende Gastgeberin zeigt.

Schritt 7: Zusage

Wird diese partnerschaftliche Leistung mit einer Zusage belohnt, ist es wichtig, dass alle Beteiligten im Vorfeld und während der Veranstaltung am Ball bleiben. Auf dem Plan stehen dann häufig VIP Besuche, weitere Site Inspections oder Detailverhandlungen über Eventlocations und Hotelkontingente. In diesem Zeitraum, der sich von einigen Monaten bis zu mehreren Jahren erstrecken kann, steht das HCB dem Veranstalter und dessen beauftragten PCO je nach Bedarf als Berater, Kontaktbörse, Organisator und falls nötig auch als Troubleshooter zur Seite.

Das Zeitfenster ab der Zusage sollte darüber hinaus als Chance genutzt werden, persönliche Kontakte zu knüpfen und institutionelle Kooperationen aufzubauen. So können Netzwerke vertieft und langfristig neue Brücken in die Stadt geschlagen werden, was nicht zuletzt auch ihre Strahlkraft als Kongressmetropole weiter stärkt .

Positive Bilanz der Veranstalter

Renee Jacobs, Chief Operating Officer & Partner der PCO WorldTEK Events, die die IATA Slot Confernce veranstaltet hat, beschreibt die Erfolgsfaktoren Hamburgs aus ihrer Sicht: „Bei der Ausschreibung war es uns wichtig, dass der Ausrichtungsort vier wesentliche Kriterien erfüllt: historische Bezüge zur Luftfahrt, eine hervorragende WLAN-Infrastruktur, hohe Sicherheitsstandards und eine ausgezeichnete Verkehrsanbindung. Hamburg hat in allen vier Punkten unsere Vorstellungen übertroffen: Unsere Hamburger Kooperationspartner – also das Hamburg Convention Bureau, Hamburg Airport, das CCH und Hamburg Aviation – sind allesamt einen entscheidenden Schritt weitergegangen und standen uns vom Anfang bis zum Ende partnerschaftlich zur Seite. Es kommt selten vor, dass man so persönlich betreut und professionell beraten wird wie das in Hamburg der Fall war.“
mm

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